アクション機能のボタンの表示・非表示・色の設定

プロセス管理とアクション機能を両方を使っています。
アプリAでプロセス管理を使用して数ステップを通過し、最終的な承認ステータスの次はアクション機能でアプリBにレコードの内容をコピーして別のプロセス管理を回します。
この時、アプリAのプロセス管理のボタンとアクション機能のボタンが混在して表示されるのですが、混乱を避けるために:
1.アプリBに進めるステータスになるまでアクション機能のボタンを非表示にする
2.アクション機能のボタンの文字・背景の色を変える
3.アプリAでアクション機能のボタンが押されたら、アプリA内の特定フィールドの値をセットする
というようにことができればと思っているのですが、どのようなやり方で進めればいいでしょうか?
現在、プロセス管理のボタンの文字・背景の色の変更はできています。
まとめてお聞きしてしまって申し訳ないです。