【連携コネクタ】DBの利用データをExcel経由で毎日kintoneに集約して、利用状況を可視化している話

連携コネクタの活用例の共有です :raising_hands:

社内の実際の業務で、連携コネクタをこんなふうに使っている、という一例を紹介します。

やりたかったこと

社内DBにたまっている「自社Webアプリの利用データ」を毎日 kintone に連携して、

kintone 上で組織ごとの利用状況を集計・可視化したい、がゴールでした。

「どの組織がよく使っているか」「利用が落ちている(=休眠ぎみの)組織はどこか」を kintone で見たいのですが、

これまでは担当者が週に1回、手作業でデータを kintone にアップロードしていて、地味に手間がかかっていました。

これを連携コネクタで丸ごと自動化して、毎日最新の状態が kintone のグラフ・集計でひと目で分かるようにします。

全体の流れ


スケジュール(毎日深夜)

→ Excel for the web 読み込み①(利用実績データ)

→ Excel for the web 読み込み②(ログイン状況データ)

→ テーブルの結合(組織IDで突合)

→ テーブルの加工(必要な列だけ選択・リネーム・型整形)

→ kintoneにレコード登録/更新(upsert)

→ [kintone側]グラフ・集計で利用状況を可視化

※元データの Excel は、基盤システム側の夜間バッチが DB から書き出しておく前提です。

連携コネクタはその Excel を読みにいくだけ、というシンプルな構成にしています。

### 組んでみた中身

1.スケジュール実行:毎日深夜に自動実行。

2.Excel for the web 範囲のセルの取得×2:①利用実績データ と ②ログイン状況データ の2ファイルを読み込みます(どちらも組織IDを持たせています)。

3.テーブルの結合:①と②を「組織ID」で inner join。1組織1行に揃えます。

4.テーブルの加工:kintone に入れたい列だけ選び、項目名とデータ型(数値/文字列)を整えます。

5.kintone レコードの一括更新:「更新用ID」をキーに upsert。

既存組織は更新・新規は追加されるので、毎日流しても重複しません。

あとは kintone 側の集計・グラフ機能で、組織別の利用件数ランキングや休眠組織の一覧を表示しています。

毎朝 kintone を開けば最新の利用状況が見られる状態になりました。

工夫した点

  • 結合キー(組織ID)を両方の Excel に必ず持たせておくのが肝でした。バッチ側の出力仕様とセットで設計するのがおすすめです。

  • kintone 登録を「追加」ではなく「更新キーで upsert」にしたことで、毎日実行しても1組織1レコードを保てます(「追加」だと毎日重複してしまうので、更新キーでの upsert にしているのがポイントです)。

やってみて一番よかった点

Webアプリのデータを kintone に入れようとすると、本来は Webアプリ側に連携用の仕組み(API など)を作る、といった基盤の改修が必要になりがちで、初期の開発コストや工数がそれなりにかかります。

今回は「すでにある Excel 出力に乗せて、あとは連携コネクタで組むだけ」だったので、Webアプリの基盤には手を入れず・ほぼ開発コストをかけずに実現できたのが一番うれしいポイントでした。

作り込みなしで業務に必要な集計の形までサッと持っていけるのは、ノーコード連携ならではだなと感じています。

運用で気をつけている点 / これから

  • Excel の列のデータ型(数値 vs 文字列)が kintone 項目とズレると入らないので、テーブルの加工で型を揃える必要がありました。

  • 今のところは Excel をハブにする形ですが、同じ仕組みを他の業務データにも広げて、kintone で見られる情報を増やしていけたらと思っています。

集計を kintone に寄せたことで、データの確認も共有もラクになって地味に便利です。

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